Comment avancer vers le zéro papier ?

La semaine dernière, nous passions des heures à essayer de débugger un petit problème sur le système d’impression des documents via RVDiet quand il nous est venu à l’esprit qu’imprimer, en 2021, devrait être l’exception plutôt que la norme. Mais encore faut-il disposer des outils adaptés.

L’approche zéro papier, c’est donc de faire en sorte de ne plus avoir besoin de stocker et d’imprimer des documents, de les classer et de les imposer à ses patients également, pour ne pas leur transmettre la charge eux aussi de devoir les transporter, stocker, retrouver…

Pourquoi vous devriez passer au zéro papier ?

• moins de documents à stocker. Que ce soit pour le diététicien ou le patient, les documents à stocker, archiver, c’est vite une plaie. Soit on les planque dans un coin pour vite les oublier, soit il faut une organisation béton pour les mettre dans le bon dossier, au bon endroit, pour ensuite devoir quelques années plus tard les re-trier, jeter ceux qui ne sont plus pertinents… beaucoup d’énergie et de charge mentale.
• moins de documents à risquer d’égarer. Un mail se retrouve en 3 secondes via la fonction de recherche, où qu’on soit, pour un papier… c’est… plus aléatoire.
• c’est plus rapide : 1 clic sur le bon bouton et votre patient a ses conseils ou sa note d’honoraires dans sa boîte mail. Pas besoin d’attendre que l’imprimante laser chauffe ou que la feuille veuille enfin sortir (ben oui il n’y avait plus de papier, on pouvait toujours attendre :-p
• disponible n’importe-où. Pratique pour les consultations à domicile ou la visio : pas de dépendance à une imprimante qu’on n’a pas toujours à portée de main.
• vos patients peuvent en faire ce qu’ils veulent : supprimer le mail de note d’honoraires s’ils n’ont pas de mutuelle qui remboursera la consultation ou à l’inverse, transmettre (ou imprimer !) ce document s’ils en ont réellement besoin.
• un coût écologique malgré tout en faveur du numérique. Nous ne sommes pas aveugles, un e-mail a bel et bien un bilan carbone non nul (serveurs, stockage, …) mais de ce que nous avons pu lire comme études jusqu’à présent ce coût est inférieur à la production du papier, du toner de l’imprimante, du recyclage…

Souvent les diététiciens et diététiciennes croulent vite sous le papier : le patient arrive avec une lettre de recommandation de son médecin, qu’on est tenté de conserver, ensuite on prend des notes (sur papier), on lui remet des conseils imprimés, on imprime une note d’honoraires, … faire table rase de tout ça n’est pas forcément évident et ne se fait pas en un jour.

Aujourd’hui commençons donc par les éléments les plus simples, la dématérialisation des conseils, des notes d’honoraires et des bilans au médecin.

Avant de pouvoir envoyer ces document par e-mail, il faut bien entendu remplir les données nécessaires, par exemple les conseils au patient :

ou encore la partie comptabilité :

Une fois ces données renseignées et la consultation enregistrée, vous disposez d’icônes pour transmettre les documents en 1 clic :

Si jamais les icônes apparaissent grisées alors que vous avez pourtant renseigné les contenus nécessaires, c’est généralement que vous avez oublié de saisir l’adresse e-mail du patient dans son dossier. Dans tous les cas pas de panique, une petite info-bulle vous explique le souci et comment le régler :

Et voilà une imprimante qui peut souffler un peu ! Si vous aussi vous voulez essayer, testez RVDiet gratuitement maintenant.