Un pas supplémentaire pour en finir avec les documents papier

La semaine dernière nous avons vu comment amorcer une transition vers un cabinet zéro papier. Cette semaine nous poursuivons en nous intéressant à l’intégration de documents au sein de l’application.

En effet, à quoi bon continuer à stocker les lettres d’un médecin vous adressant un patient, des résultats d’analyse, … au format papier ? Hormis remplir des chemises, sous-chemises et des placards, ça n’a pas grand intérêt.

Conserver : est-ce vraiment nécessaire ?

La première question à se poser, c’est l’utilité de conserver le document ! Qu’il soit papier ou numérique, nous avons tendance à conserver des données qui n’ont pas forcément vocation à l’être.

Prenons quelques exemples :

  • une lettre type d’un médecin vous adressant un patient, sans donnée spécifique sur ses antécédents… rendez-donc la lettre au patient et stockez simplement le nom du médecin vous l’ayant adressé dans le champ prévu à cet effet dans l’application.
  • une même lettre mais avec quelques données plus précises sur le parcours du patient, à vous d’aviser, il est peut-être plus pertinent de stocker les quelques informations utiles directement dans les champs de RVDiet et de ne pas stocker le document complet. Ces informations seront plus faciles à retrouver plus tard, car seules les données pertinentes auront été extraites de ce document.
  • une même lettre mais ultra complète, de 3 pages avec tout un historique des antécédents, éventuellement les traitements déjà donnés, … à ce moment là en effet, un stockage du document directement dans RVDiet est peut-être pertinent pour pouvoir y revenir plus tard, car il serait trop laborieux (et pas nécessaire) d’extraire toutes les données manuellement.
  • Même chose pour des résultats d’analyse : si juste une ou deux valeurs vous intéressent, notez-les directement dans le champ adapté de votre consultation RVDiet. À l’opposé, sur une pathologie lourde où chaque mesure compte, et que vous souhaitez conserver un historique pour voir l’évolution dans le temps, stockez le document complet.

Bref il n’y a pas UNE bonne réponse, mais une simple et rapide question à se poser face à chaque nouveau document.

Comment transformer ce fichu papier en document numérique ?

Voici les méthodes que nous conseillons, du plus simple au plus compliqué.

  • Si vous utilisez une tablette, dans la consultation, cliquez sur « choisir un fichier… » et sélectionnez l’appareil photo. Prenez le document en photo… et voilà c’est fini ! Vous avez votre document directement stocké dans RVDiet, associé à la consultation ! On peut difficilement faire plus simple.
  • Si vous n’avez pas de tablette, vous pouvez ouvrir RVDiet sur votre smartphone et faire la même procédure que ci-dessus. C’est un peu plus contraignant mais assez rapide une fois qu’on a pris l’habitude.
  • Si vous pensez être amené à devoir intégrer régulièrement de nombreux documents et que vous utilisez un ordinateur, le passage par un scanner peut être une solution. Chez RVDiet nous aimons bien les scanners « automatiques » recto/verso. En 1 clic et quelques secondes, le scanner est capable de numériser plusieurs feuilles A4 d’affilée, et de générer un fichier PDF, avec reconnaissance de texte OCR (pour utiliser la fonction recherche dans le texte directement dans le PDF par la suite si besoin). Il vous suffit ensuite d’ajouter ce fichier PDF dans RVDiet est c’est terminé. Il existe même des modèles wifi, avec batterie, … vous n’avez que l’embarras du choix. D’ailleurs peut-être que votre imprimante dispose déjà de ce type de fonctionnalité ? Si c’est le cas, n’hésitez-pas à tester. Une fois le fichier intégré dans RVDiet vous pouvez le supprimer de votre ordinateur.

Comme vous pouvez le voir, finalement, réduire son stockage de documents papier peut se faire assez simplement et sans forcément investir un euro. A partir du moment où vous avez un smartphone, techniquement vous avez tout ce qu’il faut pour vous lancer !

N’oubliez pas que certains écrits sont confidentiels, si vous numérisez un document et le jetez ensuite, assurez-vous de le détruire correctement. Pour éviter cette problématique, le plus simple est généralement de le remettre directement à votre patient, qui choisira alors ce qu’il souhaite en faire de son côté.

Et vous ? Comment êtes-vous passé(e) ou comment pensez-vous passer au zéro papier ? Dites-le nous dans les commentaires.

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